 |
| Behoort bij koninklijk besluit van 8 november 2010, no. 10.003058 |
Ingmar richtte zijn blog op §2.6.1, 4e alinea van de uitspraak, waarvan hieronder een citaat:
Volgens paragraaf 3.6 van de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996 (Stcrt. 2005, 247), welke lijst is vastgesteld gelet op artikel 5 van de Archiefwet 1995, dienen bescheiden betreffende de voorbereiding van bestemmingsplannen 20 jaar te worden bewaard. Naar het oordeel van de Afdeling kunnen onder deze bescheiden niet alle gewijzigde, interne versies van de plankaarten worden begrepen die zijn gemaakt in de procedure om te komen tot het op 19 augustus 2008 ter inzage gelegde ontwerpbestemmingsplan...Ingmar zegt hierover:
Ik heb de indruk dat de [...] vet gemaakte zin nogal ingrijpende gevolgen heeft. De Raad zegt hier met zoveel worden dat niet alle versies archiefstukken zijn. Alleen als een versie is verzonden naar derden, valt deze onder de rijkweidte van de selectielijst. Dat lijkt me in tegenspraak metartikel 1 van de Archiefwet 1995, waar nadrukkelijk staat dat alle bescheiden die door een overheidsorgaan zijn opgemaakt, archiefbescheiden zijn.Meerdere mensen reageerden op Ingmar's blog, waaronder Ruud Yap, die kort en goed stelt:
Het ontbreekt ons inderdaad aan formele criteria, maar mijns inziens zou dit wel opgelost kunnen worden door te kijken naar de doelstelling van het archiveren: het vastleggen van processen. Documenten waarmee een interne of externe transactie vastgelegd wordt zijn archiefstukken.Ik heb ook gereageerd op Ingmars blog. De reactie werd zo lang, dat ik het de moeite waard vond om het in een eigen blog te verwoorden:
Volgens mij gaat de uitspraak over deze specifieke situatie en ik betwijfel of je het mag veralgemeniseren naar alle archiefbescheiden van de overheid. De RvS heeft het daarnaast over deze bescheiden, waarbij deze terugslaat op §3.6 van de Selectielijst: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Het gaat er dan ook om of iets bewaard (had) moet(en) worden en niet of het een archiefstuk is. De Selectielijst is niet de Wet.
Ik moet zeggen dat ik dit zelf ook adviseerde aan proceseigenaren die met kaarten en tekeningen op basis van een geo-database werkten. Díe stukken op basis waarvan anderen dan de proceseigenaar (of zijn medewerkers) commentaar leverden of inspraak hadden, moeten (al dan niet tijdelijk) bewaard blijven. Persoonlijk zou ik daar de voor commentaar aan andere afdelingen verstrekte versies ook onder laten vallen. In ieder geval tot na het vaststellen van het Bestemmingsplan, inclusief het verlopen van de bezwaartermijn.
Daar ben ik het dan ook niet eens met de conclusie van de RvS. De gemeente had deze stukken niet meteen na verwerking mogen vernietigen. Ook vanuit de geheugenfunctie van archief lijkt het me geen goede keuze: je wil tijdens het proces toch kunnen terugzien op basis van wat en wie bepaalde wijzigingen tot stand zijn gekomen?
Ik ben het wèl eens met de stelling dat niet iedere versie tijdens het proces bewaard moet worden. Al was het maar omdat er waarschijnlijk geen anders dan inhoudelijke meerwaarde zit tussen de versie van 17:00u 's-avonds bij het naar huis gaan en de versie van 10:00u de volgende dag van dezelfde persoon bij de koffiepauze. Ik zie niet in waarom beide versies onder de eerdergenoemde 'voorbereiding' zouden vallen en dus 20 jaar bewaard moeten blijven.
Wat is overigens het nut van de 20 jaar? Arbitrair, lijkt me. Bestemmingsplannen worden na 10 jaar vernieuwd, dus dan is de voorbereiding van de vorige niet meer van belang. Aan de andere kant zijn er weer vele Bestemmingsplannen die het om wat voor reden dan ook langer dan 20 jaar volhouden. Dan zou de voorbereiding ook weer langer dan 20 jaar bewaard moeten worden. Denk ik dan.
Samengevat: volgens mij heeft de RvS het niet over archiefstukken in het algemeen, maar over de processtukken van de Bestemmingsplanprocedure en de daarbij behorende bewaartermijn volgens de Selectielijst. Het toont ook weer aan dat dit soort selectielijsten ondingen zijn, maar dat terzijde.
RvS maakt m.i. een denkfout door zijn oordeel deels te gronden de Selectielijst. De beginselen voor bewaring en vernietiging, zoals neergelegd in die lijst (§1.4) zijn primair opgesteld zodat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de (rijks) overheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit de overheidsarchieven.
Cultuurhistorisch belang en hoofdlijnen, dus. Niet meteen de uitgangspunten van de Wob. Ik weet dat er van alles op deze uitgangspunten af te dingen valt (en dat gebeurt ook in de genoemde §1.4), maar ik ben van mening dat de RvS zich beter had kunnen baseren op puur Wob-argumenten. En dan wreekt zich de beperking van de Archiefwet ten aanzien van het beheer in de dynamische fase en de beperking van de Wob ten aanzien van datzelfde beheer. Volgens mij is dat ook in lijn met wat Ruud zegt.
Tijd voor een uitgebreide Algemene Wet Overheidsinformatie.
Aanvulling 29-02:
In de discussie met Ingmar kwam nog een punt met betrekking tot het al dan niet relevant zijn van de selectielijst in de uitspraak van de RvS. In mijn ogen had de RvS in dit geval moeten stellen dat de verwijzing van klager naar de selectielijst niet relevant is (het betoog faalt) en alleen de WOB interessant is.
En alle versies van het Bestemmingsplan zijn archiefstukken. Alleen moet het 'vervallen belang' voor bewaring en vernietiging wat mij betreft beoordeeld worden op basis van nut en noodzaak en niet langs de arbitriare lijnen van die selectielijst.
En wat is voorbereiding op een bestemmingsplan eigenlijk, qua formele status? Ik heb het niet kunnen vinden in de Wet op de Ruimtelijke Ordening, waar de Selectielijst naar verwijst. Nutteloos iets, zo'n lijst.
Plaatjes
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2010-18957-001.png
Geen opmerkingen:
Een reactie posten