The Ontario E-Mail Deletion Scandal in woord en beeld

In Canada - en in het bijzonder in de provincie Ontario -  is dit jaar een hoop gedoe ontstaan over verdwenen emails. Het gaat over mails van Craig MacLennan, voormalig Chief of Staff van het (provinciale) Ministerie van Energie. MacLennan had de neiging om consequent zijn emailbox te schonen door alles rücksichtlos te deleten.

Zero Inbox

Er was waarschijnlijk helemaal geen probleem geweest, als het niet een politieke rel was geworden. In dit geval moesten de emails bewijsmateriaal zijn in een zaak rond twee in aanbouw zijnde gasfabrieken, die vlak voor de verkiezingen afgeblazen werden door de minister, omdat er veel weerstand was onder de lokale bevolking. Met een financiële strop van honderden miljoenen Canadese dollars als gevolg.

De zaak

Er is ondertussen een onderzoek naar de zaak van de verdwenen emails geweest door de Information and Privacy Officer van Ontario. Zie ook het artikel in ITWorld en het blog van Ingmar Koch. Daarnaast werd er een strafrechtelijk onderzoek ingesteld naar de verdwenen emails van de toenmalige premier Dalton McGuinty, ook over deze kwestie.

McGuinty voert als verdediging aan dat de regels omtrent het archiveren van emails ook zo verwarrend zijn:

Former Ontario premier Dalton McGuinty says the rules on retaining government emails and correspondence are very confusing.McGuinty says training for government and political staff won’t be enough, and he wants clearer rules to help workers determine which records must be kept for the archives.

Ok, dat je niet precies weet wat je moet doen, wil ik wel geloven (daarom zijn er ook specialisten op dit gebied), maar om dan maar je hele emailbox leeg te gooien, lijkt me ook dan niet goed te verantwoorden.

Waar zijn de emails

Maar gelukkig had de voormalig premier van Ontario nog een mooie dooddoener achter de hand:

McGuinty testified he was much more concerned with jobs, the economy and health care than with keeping track of emails.

Cartoons
Maar nu het leuke: James Lappin (Thinking Records) heeft tot dusver drie cartoons (hier, hier en hier) gemaakt over de kwestie. Hierboven heb ik al enkele plaatjes uit zijn reeks gebruikt. En omdat hij archivaris is, wordt er ook ingegaan op de archivistische en technische problemen rond deze zaak. Volgens mij is het nog niet af, dus ik hoop dat er meer volgen.

Lappin cartoont overigens wel vaker...

Automated Records Management

Plaatjes
https://lh5.googleusercontent.com/-uCfTRxOAlTQ/UC7kGU35sfI/AAAAAAAABOg/dWhwySajQq0/w500/030812-inboxZero.jpg
http://thinkingrecords.files.wordpress.com/2013/10/ontario-e-mail-deletion-scandal-01c-1.jpeg
http://thinkingrecords.files.wordpress.com/2013/10/ontari0-pt3-22.jpeg
http://thinkingrecords.files.wordpress.com/2013/09/recordsmanagementgetsautomated1-colour-32.jpeg