Zaakgericht werken: niets nieuws onder de zon

Hét toverwoord voor DIV-medewerkers en Records Managers is zaakgericht. Zeker in gemeenteland is dit een belangrijk punt; het zaakgerichte werken. En het schijnt alles te veranderen.

Wat is zaakgericht werken?
Uiteraard heeft Wikipedia een beschrijving, die ik even snel zal samenvatten. Zaakgericht werken is een:
1. Ordeningsprincipe voor informatie;
2. Manier van werken;
3. Inrichtingsprincipe voor een digitale werkomgeving.

En zoals iedere DIVver of Records Manager meteen ziet; nummer 1 raakt onze core business. Het ordenen (en toegankelijk maken en houden) van informatie ís ons werk.

Waar komt zaakgericht werken vandaan?
Goede vraag. Voor zover ik kan nagaan, is het moderne idee van zaakgericht werken voor de overheid ergens tussen 2002 en 2004 ontstaan naar aanleiding van de werkzaamheden van een VNG-werkgroep. De werkgroep moest bepalen welke gegevens van een zaak centraal op te vragen zouden moeten zijn, om vooral de dienstverlening te kunnen verbeteren. En dat leidde tot de term zaakgericht werken.

Ondertussen is zaakgericht werken als concept opgenomen in het Referentiearchitectuur-denken voor gemeenten: Gemma.

Niets nieuws onder de zon
Om klanten goed te kunnen informeren over de status van hun zaak moeten de procesverantwoordelijken hun administratie zaakgericht inrichten. Elke hoeveelheid werk, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden, wordt vastgelegd als zaak. Bij elke zaak hoort een zaakdossier.

Aldus het zaakgericht werken. Dit moet de gemiddelde Records Manager en DIVver bekend in de oren klinken. Proces, administratie, werk zaak, zaakdossier zijn geen onbekenden, soms met gebruik van wat andere termen.

Zoals gezegd is de term zaakgericht werken ontstaan in de eerste helft van dit decennium. Maar het idee bestand al veel langer. Bij Records Managers, dan. Die noemen dat zaaksgewijs ordenen, een term die wettelijk gezien al sinds 1950 bestaat. De achterliggende theorie is overigens ruim een eeuw ouder. Bij Koninklijk Besluit van 4 september 1823 nr 7 werd de inrichting der administraties van alle departementen opnieuw geregeld. Voorgeschreven werd o.a. als registratuurstelsel een dossierstelsel in afdoeningorde (het zgn. verbaalstelsel), waarbij de voorstukken betreffende een bepaalde zaak moesten worden opgeborgen bij het op een dubbel blad geschreven minuut-besluit. In principe moeten dus vanaf die tijd alle stukken betreffende een bepaalde zaak bij elkaar te vinden zijn op de in de index vermelde datum (+nummer) van afdoening van de zaak. Helemaal conform het zaakgericht werken, inclusief een zakenregister. (Bron: http://www.nationaalarchief.nl/images/3_2014.pdf)

De term zaakgericht werken komt voort uit de Informatie- of Bedrijfsarchitectuur. Daar wordt het als een revolutionaire, nieuwe theorie gebracht. Verschillende onderdelen van een bedrijfsarchitectuur zijn grotendeels al ingericht door een goed Records Management, maar dat wordt helaas genegeerd door informatiearchitecten.


Zakenregister

Interessant voorbeeld is het eerder genoemde zakenregister. In het zakenregister (ook wel zaakregister genoemd) wordt vastgelegd welke medewerkers, processtappen en informatie een rol hebben gespeeld bij het tot stand komen van informatie. Leg daar nu het concept Records Management uit de NEN-ISO 15489 naast: "...efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records”. Een goed ingericht Records Management Systeem (RMS) kan zo goed als alle onderdelen van een zakenregister inrichten.

Niettemin eist het zaakgericht werken (of Business Proces Management) dat er een zakenregister komt. Omdat je als vakgebied beter kunt meebuigen, bij krachten die de jouwe overstijgen, is er bijvoorbeeld voor gezorgd dat in de zaakgerichte uitgangspunten van de referentiearchitectuur voor provincies (Petra) garanties zijn ingebouwd. Petra is onder andere gebaseerd op RAF (Referentie Architectuur Flevoland) en kent bijvoorbeeld bij Uitgangspunt 19 de volgende uitwerking:
De provincies houden bij de registratie van gegevens rekening met digitale duurzaamheid (volgens de aanwijzingen van de provinciale archiefinspectie, erfgoedinspectie/archieven, Nationaal Archief, enz). Het Zakenregister moet de digitale duurzaamheid van de procesgebonden informatie ondersteunen.
(Petra, versie 0.9, blz. 30)

De belangrijkste reden om dit er in te zetten was om te zorgen dat het Zakenregister een binding kan houden met het RMS.

Mooi dat de bedrijfskundigen, informatiseerders en automatiseerders eindelijk ook zo ver zijn, maar de Records Managers werken al bijna twee eeuwen zaakgericht door zaaksgewijs te ordenen.


Tussen droom en daad...
Overigens heb ik een hard hoofd in het welslagen van het zaakgerichte werken. Het probleem is niet de burger, niet de IT-er, niet de DIVver, maar de ambtenaar (of medewerker in het algemeen). Die werkt namelijk niet zaakgericht en zal dat ook niet doen, zolang hij daar niet op afgerekend wordt. Een medewerker  moet 'die brief nog beantwoorden' en zoekt naar 'dat rapport dat vorige week binnenkwam'. Dáár wordt hij of zij namelijk in eerste instantie op afgerekend.

DIV kent dit probleem. Als 'eeuwen' wordt de informatie immers al zaaksgewijs geordend. Vaak komt het verwijt vanuit de organisatie dat 'het niet aansluit op de praktijk', met als gevolg dat DIV allerlei kunstgrepen uithaalt om het wel te laten aansluiten, zonder al te veel van de zaaksgewijze ordening te verliezen.  De 'praktijk' is namelijk, zoals gezegd, dat ene document en niet de zaak. Over het algemeen leidt de klantvriendelijke houding van DIV tot een wangedrocht van een informatiehuishouding. En dat is dus mede te danken aan de medewerkers - de organisatie - zelf.
Dat zal nu niet anders zijn.

(De Zaakgericht Werken blog heeft overigens ook een aardige worsteling met dit onderwerp.)


Bronnen afbeeldingen:
http://content.digital.nl/images/visuals/labels.jpg
Foto Staatsblad K425: Chido Houbraken
http://www.kennislink.nl/system/files/000/043/031/medium/Registerboek.jpg?
http://josjekuenen.web-log.nl/josjekuenen/2008/06/afgelopen-week.html