Het gaat over vakidioot haarkloven op de micrometer. Het gaat over de vervanging van archiefstukken in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995, ook wel substitutie genoemd. En dan over de daarvoor gebruikte terminologie. U bent dus gewaarschuwd. (En toch is het allemaal niet onbelangrijk.)
Beleidsregels
Vorige week heb ik op verzoek van het Nationaal Archief een rapportje ingeleverd over hun Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden (Beleidsregel NA). De Beleidsregel geldt sinds 31 januari 2008 en is bedoeld om de archiefvormer binnen de rijksoverheid te laten zien hoe hij het proces van het vervangen van papieren archiefstuk door een digitaal exemplaar moet inrichten en hoe hij een machtiging voor deze vervanging krijgt.
Deze Beleidsregel dient niet verward te worden met die andere regel op dit vlak: de Model Beleidsregel Vervanging Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecties (Beleidsregel LOPAI), alhoewel die zo ongeveer hetzelfde nastreeft en het uiteindelijk voor mijn verhaal niet zo veel uitmaakt.
Vervanging
Maar goed, wat is zo'n vervanging nou eigenlijk?
De Archiefwet 1995 geeft zorgdragers de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties zodat de vervangen bescheiden vernietigd kunnen worden (artikel 7, Archiefwet 1995). De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Zo'n vervanging moet met de nodige zorg gebeuren, omdat archiefstukken rechten en plichten vastleggen en bewijsmateriaal kunnen zijn.
Tot voor kort (tot 2008, zeg maar) werd binnen het vak de term substitutie gebruikt. Door de Beleidsregels NA en LOPAI - en alle discussie er omheen - is de term vervanging gangbaar geworden, niet in de laatste plaats omdat ook de Archiefwet deze term gebruikt. Persoonlijk vind ik dat jammer, omdat substitutie (en het werkwoord substitueren) meer specifiek overkomt dan de toch wel algemene term vervanging. Het googlet in ieder geval wel een stuk efficiënter.
Overigens komt substitutie als term voor vervanging in meerdere vakken voor.
Een machtiging tot vervanging is alleen nodig voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Deze stukken hebben een cultuurhistorische waarde en moeten voor zeer lange tijd in goede staat blijven (het waarderen van archiefbescheiden is een kunst op zich).
Op termijn vernietigbare archiefbescheiden hebben dus geen machtiging nodig. Dat wil niet zeggen dat ze niet zomaar vervangen kunnen worden. Er zijn toezichthouders die, uit oogpunt van authenticiteit en leesbaarheid, ook aan deze vervanging stringente eisen stellen. Juist vanwege de voor digitale bestanden soms lange vernietigingstermijnen (oplopend tot 110 jaar), kunnen de vervangingsvoorwaarden ook voor vernietigbaar materiaal interessant zijn.
Op rijks- en provinciaal niveau ligt de bevoegdheid tot het verlenen van een machtiging bij het Nationaal Archief, terwijl het verlenen van machtigingen aan gemeenten, waterschappen, Gemeenschappelijke Regelingen en Politieregio’s aan Gedeputeerde Staten is toebedeeld.
Reproductie betekent niet altijd vervanging in de zin van de wet. Als bijvoorbeeld papieren documenten gedigitaliseerd worden om een digitaal werkdossier voor op reis te hebben en de analoge originelen niet vernietigd worden, dan is er geen sprake van vervanging: de papieren documenten blijven de formele archiefbescheiden. Wel kunnen de nieuwe digitale documenten zelf ook weer archiefbescheiden worden, doordat op basis van de reproducties beslissingen genomen worden.
Terminologie
Alhoewel de terminologie voor de verschillende typen vervanging door de Beleidsregels enigszins ingeburgerd zijn in het vakjargon, dekken de termen niet altijd de lading.
De term routinematig wordt in de Beleidsregel NA gebruikt om aan te geven dat er aan het begin van het proces doorlopend vervangen wordt. Ieder stuk wordt bij binnenkomst onmiddellijk gedigitaliseerd voor vervanging. In discussies over vervanging en in mindere mate in de literatuur wordt ook wel de term on-the-fly vervanging gebruikt.
Voor het tegenovergestelde van routinematige vervanging – het ad hoc vervangen nadat het proces is afgerond – wordt vaak de term backlog vervanging gebruikt. Dit wordt dan uitgelegd met de termen digitaliseren achteraf of retro-vervanging.
Ik heb bezwaar tegen de invulling van deze terminologie, omdat inhoudelijke en procesmatige argumenten door elkaar heen gebruikt worden, zonder daar volledig in te zijn. Dat gaat een keer leiden tot vaktechnische problemen.
Aan de ene kant is er de indeling in doorlopende (‘routinematige’) en ad hoc vervanging. De beslissing om doorlopend of ad hoc te vervangen wordt genomen op basis van inhoudelijke argumenten met betrekking tot de taakuitvoering. Met andere woorden: Vraagt de situatie er om dat het hele proces doorlopend aan vervanging onderhevig is, of hoeft slechts een deel van een proces (en misschien slechts voor een bepaalde periode) vervangen te worden?
Aan de andere kant gaat het over de scheiding tussen directe (on-the-fly) en retro-vervanging (achteraf). De beslissing om direct of retro te vervangen wordt genomen op basis van procesmatige argumenten met betrekking tot de taakuitvoering. Met andere woorden: wordt er meteen aan het begin (of tijdens) het proces vervangen of wordt er pas na afhandeling van het proces (of de zaak) vervangen?
 |
| Effecten van retro-vervanging... |
Typen en vormen
Een vervanging zal altijd een combinatie van een inhoudelijke en een procesmatige vervanging zijn.
Zo is het mogelijk om een doorlopende vervanging zowel meteen aan het begin van een zaak (direct) te laten plaatsvinden, als na afronding (retro) van de zaak. Evengoed is retro-vervanging bruikbaar voor zowel doorlopende situaties, als voor tijdelijke of beperkte delen van processen.
Het combineren van de vier typen leidt tot vier unieke vormen van vervanging. Ze zijn weergegeven in tabel 1.
Inhoudelijk
Procesmatig
|
DOORLOPEND
|
AD HOC
|
DIRECT
|
Routinematige vervanging
|
Gelegenheidsvervanging
|
RETRO
|
Vertraagde vervanging
|
Klassieke vervanging
|
Tabel 1 Typen en vormen van vervanging
Getracht is bij de benaming van de vier vormen (Routinematige vervanging, Gelegenheidsvervanging, Vertraagde vervanging en Klassieke vervanging) zo veel mogelijk het karakter van de vorm weer te geven. De naam Klassieke vervanging is afgeleid van de oude situatie van vervanging, waarbij zo nu en dan, achteraf, bepaalde archiefblokken of series vervangen werden.
Doel van de nieuwe definities
Iedere vorm heeft zijn eigen kwaliteitseisen en beheersmaatregelen. Natuurlijk geldt dezelfde wet- en regelgeving voor iedere vorm, maar de inrichting of uitwerking kan verschillen. En dat kan gevolgen hebben voor de criteria voor verlening van een machtiging.
Zo zal een Vertraagde vervanging een striktere controle op de leesbaarheid van het gedigitaliseerde materiaal nodig hebben dan een Routinematige vervanging, aangezien de laatste een extra controle op leesbaarheid door de gebruiker (behandelaar van het stuk) kent. De striktere controle geldt ook voor de Klassieke vervanging, maar daarbij geldt dat eveneens de beheersomgeving na vervanging extra onder de loep genomen moet worden. Het materiaal zou dan in een uitzonderlijke (niet-doorlopende) beheersomgeving terecht kunnen komen.
 |
| Overbrengingsvoorwaarden. |
De uitwerking zal wat werk vereisen. Misschien kom ik daar nog eens op terug.
Tot slot
Uiteraard is ieder commentaar op dit stuk van harte welkom, maar specifiek voor het volgende: ik ben niet helemaal tevreden met de termen Typen, Vormen, Ad Hoc, Gelegenheidsvervanging en Vertraagde vervanging. Suggesties zijn welkom, evenals voorbeelden voor alle vormen van vervanging.
Plaatjes
http://www.zazzle.nl/denk_substitutie_runen_cryptogram_jules_verne_magneet-147632249342281033
http://post-evangelisch.typepad.com/.shared/image.html?/photos/uncategorized/2007/10/19/chickenreproduction_2.jpg
http://www.rutgergroot.nl/blog/wp-content/uploads/2009/03/google-retro-postcard.jpg
http://www.koppelingonline.nl/leerling/begrippenlijst/bg_images/Haakse_overbrenging.jpg
Geen opmerkingen:
Een reactie posten