Maak eens een Handboek Vervanging!

Vandaag mocht ik een presentatie geven over "het Handboek Vervanging" voor een studiemiddag die georganiseerd was door een aantal studenten van de HMDI. De middag had als motto Substitutie. De hoogste tijd... en werd gehouden in het gemeentehuis van Middelburg.

Er zijn handboeken en handboeken

(Voor wie de archivistische kennis niet meer is wat het is geweest: substitutie en vervanging zijn synoniemen.)

Dit waren de onderdelen van mijn presentatie:

• Wat is een Handboek Vervanging?
• Waarom een Handboek Vervanging?
• Hoe ziet een Handboek Vervanging er uit?
• Ontwikkelingen
• Samenvatting en aandachtspuntjes

Presentatie Substitutie, de hoogste tijd (Maak eens een handboek vervanging - CHIDO)

Bekijk meer presentaties from CHIDO.

Het programma zat goed in elkaar en er was tot mijn verbazing een breed publiek op afgekomen. Mijn presentatie werd voorafgegaan door een verhaal van Jack Karelse over de wet- en regelgeving rondom vervanging en na mij kwam Bente Steffensen met haar ervaringen met het gehele vervangingstraject bij de gemeente Bergen op Zoom.

Ik heb de nadruk gelegd op het waarom. Waarom zou je een Handboek Vervanging willen hebben, met daarbij de vraag waarom je überhaupt zou willen vervangen. Tot voor kort was het eerste waarom vrij gemakkelijk te beantwoorden: het moet van 'de wet'. Een Handboek is een verplicht onderdeel van het machtigingsverzoek voor vervanging aan Gedeputeerde Staten of aan de Minister van OC&W. Maar omdat het verplichte machtigingsverzoek sinds vorige week op losse schroeven staat, heb ik er voor gekozen om ook de andere juridische en bedrijfsmatige voordelen te bespreken.

En tussendoor heb ik ook nog even mijn vier vormen van vervanging onder de aandacht gebracht.

Interessant vond ik de discussie over een generiek Handboek Vervanging, met als argument dat dan niet iedereen steeds opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Ik heb daarbij zelf naar voren gebracht dat ik twijfels heb bij het nut er van. Ten eerste moeten in een Handboek nu net de specifieke werkprocessen en procedures voor die ene organisatie beschreven worden (en die zijn overal anders), waardoor het generieke gedeelte wel heel mager wordt. En ten tweede is het vaak zo dat zo'n generiek geval - als het er eenmaal is - als van bovenaf opgelegd wordt gezien. Vooral binnen gemeenteland is men sterk in dat soort redeneringen.

Niettemin vond ik het een leuke, positieve bijeenkomst, waarbij het publiek van goede wil was.

Plaatjes
http://www.donaldduck.nl/ext/gfx/content/duckipedia/kwikkwekkwak/11handboek.jpg