Maak eens een Handboek Vervanging!

Vandaag mocht ik een presentatie geven over "het Handboek Vervanging" voor een studiemiddag die georganiseerd was door een aantal studenten van de HMDI. De middag had als motto Substitutie. De hoogste tijd... en werd gehouden in het gemeentehuis van Middelburg.

Er zijn handboeken en handboeken

(Voor wie de archivistische kennis niet meer is wat het is geweest: substitutie en vervanging zijn synoniemen.)

Dit waren de onderdelen van mijn presentatie:

• Wat is een Handboek Vervanging?
• Waarom een Handboek Vervanging?
• Hoe ziet een Handboek Vervanging er uit?
• Ontwikkelingen
• Samenvatting en aandachtspuntjes

Is "JPEG compressed TIFF" geschikt als archiefexemplaar?

Momenteel ben ik bezig met het opstellen van een handboek vervanging voor een gemeente. Dat handboek is de basis voor de aanvraag voor een machtiging voor vervanging van archiefbescheiden bij Gedeputeerde Staten van de provincie, waar deze gemeente onder valt. Eén van de zaken die bij het schrijven van het handboek naar voren kwam, was het gebruik van JPEG compressed TIFF als archiefexemplaar in het document management systeem. 

Compressie

Vier Vormen van Vervanging

Dit is geen luchtig verhaaltje.
Het gaat over vakidioot haarkloven op de micrometer. Het gaat over de vervanging van archiefstukken in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995, ook wel substitutie genoemd. En dan over de daarvoor gebruikte terminologie. U bent dus gewaarschuwd. (En toch is het allemaal niet onbelangrijk.)